כשמדברים על אירועים, בין אם מדובר בכנסים עסקיים, אירועי חברה, ימי הולדת או אירועים פרטיים אחרים – השאלה הכי גדולה היא תמיד: כמה אנשים באמת יגיעו? האמת? זה לא חייב להיות חידה מסובכת. עם שירות אישורי הגעה טלפוני, אפשר להעלות את אחוז ההיענות מחד ומשנה את התמונה כולה לגבי ניהול האירוע מאידך. אם תהית פעם למה המלצה לשירות כזה מלווה כל מארגן אירועים רציני – הגיע הזמן להבין לעומק למה זה בדיוק כל כך אפקטיבי.
אז מה זה שירות אישורי הגעה טלפوني ולמה הוא כל כך חשוב?
שירות אישורי הגעה טלפוני הוא תהליך שבו נציג מקצועי יוצר קשר אישי ואנושי עם המוזמנים לאירוע, כדי לאשר את הגעתם בצורה ישירה. זאת בניגוד לדוא”ל או סקר אונליין שאף אחד לא באמת מסתכל עליהם. אפשר לומר שזה כמו לעשות “לפני המשחק” עם כל המוזמנים, רק שהפעם יש לך שחקן מנוסה בצד השני שמוודא שהקבוצה שלך תגיע לשחק. לפרטים על הזמנות דיגיטליות WIWI
אז למה זה עובד כל כך טוב? יש פה לא מעט סיבות:
- נגיעה אישית – כשמישהו מתקשר אליך, כמעט תמיד נותנים יותר תשומת לב מאשר להודעה ממוחשבת. התחושה שאתה חשוב למארגן האירוע מחזקת את המחויבות שלך להגיע.
- יחס שני – שירות הטלפון מאפשר להבהיר ספקות, לענות על שאלות ולתת מידע לעיתים שהיה חסר למוזמן בכל האמצעים האחרים.
- תזכורת שלא מצליחה להתחמק ממנה – לא כל אחד “בונה” לעצמו תזכורת במיילים מתמשכים, אבל שיחת טלפון? קשה להתעלם וגם אם לא עונים ישר – חוזרים שוב ושוב.
- צמצום מצבים של “הבטחות ריקות” שכן יש כאן מעין חוזה בלתי רשמי כשהמוזמן משוחח עם אדם אמיתי.
חמש דרכים שבהן שירות אישורי הגעה טלפוני משפר את אחוז ההיענות
– יצירת קשר ישיר מעלה את רמת האקטיביות של המוזמנים.
– מענה מיידי על שאלות מורידות מכשולים מנטליים להגיע.
– תקשורת חיובית עם נציגים מייצרת מוטיבציה ואנרגיה לקראת האירוע.
– תזכורות אישיות מונעות שכחה או התלבטות ברגע האחרון.
– עדכון בזמן אמת מאפשר ניהול דינמי ויעיל יותר של רשימת האורחים.
רגע, אבל מה עם עלות השירות? האמת, אם תשקיעו במספר שיחות מקצועיות, עצמכם תחסכו אלפי שקלים שעלולים "לנדוד" על אירועים ריקים ופחות מוצלחים. תחשבו על האירוע בתור "השקעה שיווקית" – ככל שיותר אנשים מגיעים, ההתרחשות גדלה והחזר ההשקעה מטפס.
5 שאלות נפוצות שמסבירות למה זה שווה את ההשקעה
איך באמת יודעים שהמוזמן אמור להגיע אחרי השיחה?
המוזמן ביצע התחייבות בעל פה במפגש ישיר, וזה כבר עסק רציני יותר מהבטחה על רשת או הודעה.
האם זה מתאים לכל סוגי האירועים?
בהחלט, החל מאירועים עסקיים, דרך מסיבות פרטיות ועד כנסים גדולים – הכול תלוי בטון ובאווירה של השיחה.
כמה זמן לוקח אישור הגעה טלפוני למספר מוזמנים גדול?
לרוב, עבודה מקצועית מתבצעת במקביל במספר נציגים. עם תכנון נכון, אפשר לסיים בתוך ימים ספורים.
איך מתמודדים עם מוזמנים שקשה לתפוס בטלפון?
מנסים שוב ושוב בשעות שונות, משאירים הודעות, ואם רוצים – משלבים עם SMS להזכיר את ההגעה.
מה קורה אם המוזמן מוותר בסוף, למרות האישור?
גם כאן השירות מסייע לחסוך זמן ומאמץ – בגלל שפורמט השירות מאפשר לעקוב ולזהות בעיות מראש.
למה לא להסתפק ברישום אונליין בלבד?
היום בעולם הדיגיטלי, קל ליצור טפסים ווירטואליים ולעקוב אחרי הרשמות. אבל המספרים מדברים בעד עצמם: בצורת הטלפון לקבל ביטחון אמיתי בהחלט גבוה יותר.
הסיבה פשוטה: אנשים אוהבים להרגיש שהם לא רק מספרים או כתובות דוא”ל. שיחה אנושית יוצרת אמון שמוביל להתחייבות ברורה וקשובה.
גם אם רובנו מתעסקים כל היום בסמארטפונים, מדובר בשיטת “מגע ישיר” שמבריחה את המסך הארוך ופותחת פתח ליחסים טובים יותר עם המוזמנים.
איך להטמיע את שירות אישורי ההגעה הטלפוני בעבודה השוטפת שלכם?
– שלב ראשון: הגדירו פרופיל ברור של המוזמנים – מי צריך לזכות ליחס מיוחד?
– שלב שני: הכינו סקריפט שיחה קליל, חייכני ומותאם לקהל – הומור וקצת ציניות זה עניין של תקשורת טובה.
– שלב שלישי: בחרו נציגים מנוסים שיודעים לשלב הקשבה עם זרימה טבעית בשיחה.
– שלב רביעי: קבעו מועדים וניסיונות חוזרים כדי לכסות את רוב המוזמנים.
– שלב חמישי: אספו משוב ושפרו את התהליך על בסיס מידע אמיתי מהשטח.
גם עם כל הטכנולוגיות שמסביב, לפעמים שיחת טלפון קטנה יכולה להיות הפקטור הכי גדול להצלחת האירוע שלכם.
אז למה אתם עדיין מתלבטים? כשתעשו את זה כמו שצריך, ההיענות תתפוס תאוצה, תרגישו איך מאות פנים מוכרות מחייכות לכם דרך הטלפון, ובסופו של דבר – האירוע שלכם יתמלא בדיוק כמו שחלמתם.
ואם באמת רוצים להמריא – שילוב בין טלפונים, דוא”לים והודעות אוטומטיות זה המתכון הסודי להצלחה.
בא לכם לנסות? תתחילו בקפה, חמימות קולית ותחוו איך ההיענות מתחילה להתמודד עם האתגר שבחיים: להגיע בזמן! לתיאום אישורי הגעה לאירועים עם WIWI