החשיבות של מערכת להנהלת חשבונות באינטרנט

רבים מאיתנו מדמיינים את מחלקת הנהלת חשבונות כמשרד קטן ועמוס בקלסרי הענק השחורים, שבתוכם מסמכים וניירת רבים, מחשבונים מתקתקים, משהו שנראה כמו חדר זוועות עבור כל מי שאינו רואה חשבון. אבל המהפכה הטכנולוגית הגיעה גם לתחום הזה וכיום אפשר לעשות כמעט הכל באינטרנט. חשוב לציין שעדיין יש מסמכים וקבלות שצריך לשמור על המקור, אבל את רוב הניהול העסקי אפשר להעביר לניהול באינטרנט.

למי זה מתאים?

חברות ועסקים רבים בוחרים בהנהלת חשבונות באינטרנט בשל היתרונות הרבים שגלומים בכך. בניגוד לתוכנות הנהלת החשבונות המוכרות, שאותן יש להתקין פיזית על מחשב מסוים, כאן מדובר במערכת שפועלת על גבי האינטרנט, והיא נגישה דרך הדפדפן לצורך פעולות ניהול החשבונות. סוג זה של ניהול חשבונות מתאים במיוחד לעסקים קטנים, לפרילנסרים, ולבעלי מקצועות חופשיים בהנהלת חשבונות פשוטה, אך גם לניהול חברה בע"מ בהנהלת חשבונות דו-צידית מורכבת.

איך זה עובד?

אם יש לכם תוכנה לניהול חשבונות, אתם בוודאי יודעים שהיא נגישה רק מהמחשב שעליו היא מותקנת. אם אתם רוצים לשנות משהו מהבית, לעבור למשרד אחר, או שהמחשב התקלקל – תאלצו לחכות. הנהלת חשבונות באינטרנט נגישה מכל מקום על פי ההרשאות שלכם, היא מאוחסנת על ענן ולא תופסת מקום על השרתים שלכם, ואפשר להנפיק חשבוניות דיגיטליות.

היתרונות בחשבונית דיגיטלית

הדרך המסורתית להפיק חשבוניות היא הזמנת פנקסי חשבוניות או קבלות. מעבר להוצאה על ההזמנה, ישנה הוצאה גבוהה יותר אם אתם מעוניינים בחשבוניות ממותגות. בנוסף הדבר גורר עבודה כפולה, שכן החשבונית לא מספיקה ויש לבצע רישום בספר (ידני או בטבלאות אקסל במחשב) כדי לבצע מעקב ולסכם את החשבון מדי חודש, רבעון ושנה.  במקום זאת ניתן להפיק חשבונית דיגיטלית ובאמצעות המערכת נוצר ניהול מסודר וחכם.

יתרונות הנהלת החשבונות בדור החדש

• נגישות מכל מקום, מכל מכשיר ובכל זמן: התוכנה מבוססת ענן ונגישה מכל מכשיר בעל חיבור לאינטרנט. גם רואה החשבון של העסק, גם אנשי הנהלת החשבונות, וגם כל מורשה אחר יכולים להיות מחוברים בו זמנית ולבצע פעולות ללא הפרעות ועיכובים.
• אבטחת מידע: הסטטיסטיקה מראה ששירותים שמאוחסנים על ענן מאובטח נפרצים פחות ממחשבים או שרתים של חברות, שבהם יש אמצעי אבטחה נמוכים יותר. שרתים פנים עסקיים לרוב אינם מנוטרים דיים ולא מצליחים לחסום ניסיונות פריצה מכיוון שאין להם את אותם המשאבים כמו של שירותי ענן חיצוניים.
• שדרוגים: כיוון שמדובר בשירות על גבי הרשת, ספקי התוכנה משדרגים ומעדכנים את התוכנות ללא כל פעולה מיוחדת מצד המשתמש.
• עלויות נמוכות: לא צריך לשלם דמי רישיון ודמי התקנה יקרים, אלא רק דמי שימוש חודשיים או שנתיים. לא מרוצים מהשירות? מבטלים אותו מבלי להתבאס ששילמתם כבר דמי רישיון יקרים שלא ניתנים להחזרה.

השירותים המוצעים בהנהלת חשבונות באינטרנט

נדגיש כי השימוש בשירותי ניהול חשבונות אינטרנטי מוכר על ידי רשויות המס וכמובן בחוק. בין השירותים ניתן למנות הפקת חשבונית מס וקבלות, שליחת חשבוניות מקוונת על ידי משלוח בפקס או במייל, שימוש בחתימה דיגיטלית על פי החוק, גישה מרוחקת עבור לקוחות העסק המעוניינים להפיק העתקי חשבוניות או העתקי קבלות, שירות מסחר אינטרנטי וסליקה מקוונת לעסקים מקוונים, גישה לצרכי עיון בהזמנות, שימוש במגוון מטבעות זרים ככל שמתעורר הצורך, דיוור ישיר ללקוחות, ניהול קופה מלא כולל הפקדות, החזרות וספר קופה.

נציין כי השימוש בתוכנה האינטרנטית לא מבטל את הצורך בשימוש בשירותיו של מנהל חשבונות מוסמך, אך הוא הופך את כל ההתנהלות מול הרשויות ואיתו להרבה יותר פשוטה.